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Vorteile der Digitalisierung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
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Vorteile der Digitalisierung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Die Covid-19-Pandemie hat die Arbeitsmethoden eines großen Teils der Bevölkerung verändert, indem sie sie zwingt, von zu Hause aus zu arbeiten. Diese Arbeitsweise wurde notwendig, als die Covid-19-Pandemie einen Großteil der Welt nach Hause holte. Allerdings sind das Arbeiten aus der Ferne und der Zugang zu einem gut gestalteten “digitalen Arbeitsplatz” zwei verschiedene Dinge. In diesem Beitrag zeigen wir fünf Punkte, die diese beiden Ansätze unterscheiden und wie EHNES Ihr Unternehmen bei der Digitalisierung unterstützen kann.

1. Was ist ein “Digitaler Arbeitsplatz”?

Kurz gesagt, ein “digitaler Arbeitsplatz” ist das entmaterialisierte Äquivalent eines physischen Arbeitsplatzes. Diese Erklärung ist natürlich besonders vereinfachend! In der Tat kann der Übergang von einer Umgebung (Büros und Systeme), die ein Jahrhundert lang unser berufliches Leben verkörpert hat, zu einer nahtlosen, vernetzten virtuellen Erfahrung nicht auf die einfache “Digitalisierung von Objekten” beschränkt werden.

Vielmehr umfasst diese natürliche Evolution des Arbeitsplatzes alle Technologien, die Mitarbeiter derzeit für ihre Arbeit nutzen – sowohl aktuelle als auch zukünftige Technologien. Diese Vision impliziert – und das zu Recht – dass sich der digitale Arbeitsplatz als Reaktion auf technologische und geschäftliche Anforderungen ständig weiterentwickelt.

Gartner definiert den digitalen Arbeitsplatz als „eine Unternehmensstrategie, die darauf abzielt, das Engagement und die Agilität der Mitarbeiter in einer stärker konsumentengesteuerten Arbeitsumgebung zu fördern.“ Dies ist ein interessanter Ansatz, denn er impliziert, dass der Nutzen eines papierlosen Arbeitsplatzes tatsächlich darin besteht, dass die Mitarbeiter effizienter arbeiten können. Der von Gartner verwendete Begriff “konsumentengesteuert” bedeutet, dass die für die digitale Transformation eingesetzte Technologie so einfach und benutzerfreundlich sein muss wie die Anwendungen und grafischen Oberflächen, die wir in unserem täglichen Leben verwenden.

Der Zugang zu Informationen ist ein wichtiger Bestandteil der Gleichung. Mit anderen Worten: Ein gut funktionierender digitaler Arbeitsplatz muss es den Mitarbeitern leicht machen, die Informationen, das Wissen, die Anwendungen und die Menschen zu finden, die sie für ihre Arbeit benötigen.

2. Was sind Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes?

Sie liegen auf der Hand – zum Beispiel die Dezentralisierung des Betriebs oder die Reduzierung von Overhead und Risiko. Durch die einfache Aufhebung der geografischen Begrenzung von Bürogebäuden ermöglicht Ihnen der digitale Arbeitsplatz, Talente unabhängig von ihrem Standort zu gewinnen.

Aber der wahre Nutzen des digitalen Arbeitsplatzes liegt in der Verbesserung der Mitarbeitererfahrung. Kriterien wie der Wegfall von Fahrten zum Büro, weniger Probleme während des Tages und die Möglichkeit, nach Belieben zu arbeiten (keine traditionellen Bürozeiten mehr) sind besonders motivierende und positive Argumente.

Ein weiteres Schlüsselelement für den Erfolg dieses Ansatzes ist es, den Mitarbeitern zu helfen, leicht zu finden, was sie suchen. Eine von McKinsey veröffentlichte Studie zeigt zum Beispiel, dass Mitarbeiter bis zu 20 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen. Ein digitaler Arbeitsplatz, der auf eine Technologie setzt, die diese Suche über verschiedene Systeme, Formate und Sprachen hinweg erleichtert, erspart den Mitarbeitern viel Zeit und Frustration.

Diese Zeitersparnis bedeutet erhöhte Produktivität. Die Möglichkeit, auf die gesuchten Informationen zuzugreifen, ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeit besser zu verstehen und in ihren Funktionen effizienter zu sein. Es befreit sie auch von bestimmten Routineaufgaben zugunsten von Kreativität, was letztlich zu größerer Erfüllung und erhöhter Loyalität führt.

Ehnes kann Sie in diesen Belangen effizient unterstützen. So bieten wir neben umfangreichen Lösungen fürs Backoffice wie Office365-Integration, Intranet-Systeme, Wikis und Online-Schulungen auch maßgeschneiderte Lösungen für Vertrieb und Marketing.

3. Wie integriert man einen digitalen Arbeitsplatz?

Der digitale Arbeitsplatz hat sich im Laufe der Jahre erheblich weiterentwickelt und bietet Platz für mehrere miteinander verbundene Technologien. Aber während Sharepoint-Sharing-Sites, Software für die Zusammenarbeit von Mitarbeitern, Kundenmanagementsysteme und andere spezifische Geschäftsanwendungen dazu beitragen, die Arbeit an entfernten Standorten flüssiger zu gestalten, enthält jedes dieser Tools wertvolle Daten und Informationen. Jedoch ist der Zugriff darauf meist abgeschottet.

Um die Silos aufzubrechen, die diese Tools voneinander isolieren, benötigen Unternehmen eine Technologie, die ihnen die Zusammenarbeit und den sicheren Zugriff auf Informationen ermöglicht. An dieser Stelle setzt das Konzept der intelligenten Suche an.

Nehmen wir das Beispiel eines Callcenters. Der durchschnittliche Agent muss zwischen 4 und 15 verschiedene Anwendungen verwenden, um die benötigten Informationen zu erhalten. Es ist eine komplexe, langwierige und frustrierende Erfahrung. Ausgestattet mit einer intelligenten Suchlösung wird derselbe Agent in der Lage sein, nach dem Namen eines Kunden zu suchen und sofort sein komplettes Profil zu kennen, d. h. die Dokumente, die er angefordert hat, die Historie seiner Transaktionen mit dem Callcenter, seine Interaktionen mit Chatbots, seine Zahlungshistorie usw. Dieser einheitliche Ansatz verkürzt nicht nur die Zeit, die zur Erfüllung einer Anfrage benötigt wird, sondern reduziert auch die Anzahl der Systeme, die der Agent beherrschen muss.

Um ein solches Sucherlebnis zu schaffen, ist es wichtig, das/die Szenario(s) der Nutzung des digitalen Arbeitsplatzes zu verstehen:
– Welche Art von Informationen wird benötigt?
– Wo befindet es sich?
– Wie wird sie verwendet und in welcher Form soll sie präsentiert werden?

Die Zusammenarbeit zwischen der IT, den Mitarbeitern und dem Management sowie die Bereitstellung klarer Anleitungen und Verfahren spielen ebenfalls eine wichtige Rolle für den erfolgreichen Einsatz eines Enterprise-Search-Tools und dessen Integration in den digitalen Arbeitsplatz.

4. Wie kann man die Produktivität am digitalen Arbeitsplatz steuern?

Die digitale Transformation ist extrem zeit- und ressourcenintensiv. Um einen wirklich effektiven digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, ist es wichtig, klare Ziele zu setzen. Es ist nicht schwer zu verstehen, wie sich die verschiedenen in Betracht gezogenen Änderungen auf das Geschäft auswirken werden. Wenn nicht, sollten Manager unbedingt prüfen, ob sie wirklich Ihren Zielen entsprechen.

Mit einer klaren Vision und Strategie können Sie dann mit Ihren Kollegen aus verschiedenen Fachbereichen zusammenarbeiten, um festzulegen, wie der digitale Arbeitsplatz das Engagement der Mitarbeiter in ihren jeweiligen Bereichen verbessern wird.
– Wie können Sie Routineaufgaben reduzieren, um Kreativität und Teamarbeit zu fördern?
– Welche Auswirkungen wird es auf die aktuellen Prozesse, die Organisationsstruktur und die Kultur geben?
In dieser Phase ist es entscheidend zu verstehen, wie die Mitarbeiter tatsächlich arbeiten – und nicht, wie die Führungskräfte denken, dass sie arbeiten -, um einen Fahrplan zu erstellen, der eine reale und quantifizierbare Auswirkung haben wird.

Das Ziel ist es, die Erfahrung der Mitarbeiter zu verbessern. Stellen Sie also sicher, dass Sie jegliche Bedenken bezüglich des Übergangs minimieren, indem Sie Schulungen anbieten sowie Regeln und Best Practices kommunizieren. Legen Sie spezifische, messbare Ziele fest und identifizieren Sie die Metriken, die Sie zur Leistungsmessung benötigen – zum Beispiel die Messung der mit Collaboration-Tools verbrachten Zeit, die Bewertung der Zufriedenheit durch Mitarbeiterumfragen, die Zusammenarbeit mit der Personalabteilung bei Daten zur Mitarbeiterbindung und mehr.

5. Warum ist das jetzt so wichtig?

Im vergangenen Dezember berichtete Gartner, dass der Anteil der “physischen” Meetings zwischen 2019 und 2024 aufgrund der Einführung von Homeoffice und der sich verändernden Belegschaft von 60 % auf 25 % der Unternehmensbesprechungen steigen wird. Im März 2020 wurde dieses Fünf-Jahres-Intervall auf etwa 30 Tage komprimiert.

Als die Eindämmungsmaßnahmen eingeführt wurden, haben alle Mitarbeiter, die die Möglichkeit hatten, von zu Hause aus zu arbeiten, diesen Schritt getan. Branchen und Unternehmen, die sich nicht vorstellen konnten, in einer virtuellen Umgebung zu operieren, stellten bald fest, dass sie dazu durchaus in der Lage waren.

Doch die Beschleunigung der digitalen Transformation hat zu einer Menge Tüfteleien geführt. Während es immer offensichtlicher wird, dass es keine “Rückkehr zur Normalität” geben wird, engagieren sich Unternehmen voll und ganz dafür, einen wirklich digitalen Arbeitsplatz zu verwirklichen.

Der digitale Arbeitsplatz ist heute mehr denn je keine praktische Einrichtung, sondern eine unumgängliche Entwicklung. Unternehmen, die diesen Schritt erfolgreich gehen, werden viele Vorteile sehen: erfülltere Mitarbeiter, erhöhte Produktivität und langfristiges Wachstum.

Nutzen auch Sie die Chancen der Digitalisierung. Als erfahrene Agentur für digitales bieten wir Ihnen eine Reihe von Lösungen. So nutzen auch Sie die Krise als Chance und Turbo.

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