Der Versand von E-Mails über Website-Formulare ist ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation zwischen Website-Betreibern und Nutzern. Ob Kontaktformulare, Support-Anfragen oder Newsletter-Anmeldungen – die Mails, die durch Formulare ausgelöst werden, sind oft der erste Berührungspunkt zwischen Unternehmen und ihren Kunden. Doch durch die immer strengeren Vorgaben der Webhoster, wie beispielsweise die Pflicht zur SMTP-Authentifizierung, die Verwendung von SPF- und DKIM-Einträgen sowie Ratenbegrenzungen, ist dieser Prozess komplexer geworden. In diesem Artikel beleuchten wir die geänderten Anforderungen und geben Ihnen praxisnahe Tipps, wie Sie den Mailversand sicher und zuverlässig gestalten können.

Warum haben Webhoster ihre Regeln verschärft?

Der Hauptgrund für die verschärften Regeln der Webhoster liegt im Kampf gegen Spam und Missbrauch. Die Anzahl von E-Mails, die durch gehackte oder schlecht gesicherte Formulare versendet werden, ist in den letzten Jahren exponentiell gestiegen. Webhoster müssen sicherstellen, dass über ihre Server kein Spam versendet wird, da dies ihre Reputation als E-Mail-Versender beeinträchtigen kann. Eine negative Reputation erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass legitime E-Mails im Spam-Ordner landen oder komplett blockiert werden.

Spam-Mails belasten nicht nur die Infrastruktur der Webhoster, sondern führen auch dazu, dass legitime E-Mails häufig in den Spam-Ordnern der Empfänger landen. Diese Situation ist besonders problematisch für Unternehmen, die auf eine zuverlässige Kommunikation mit ihren Kunden angewiesen sind. Um dies zu verhindern, haben Webhoster verschiedene Maßnahmen ergriffen, um den Versand von E-Mails zu regulieren und sicherzustellen, dass nur autorisierte und sichere Anwendungen ihre Server nutzen dürfen. Diese Maßnahmen haben direkte Auswirkungen darauf, wie E-Mails über Kontaktformulare versendet werden können.

Häufige Anforderungen der Webhoster

Die aktuellen Vorgaben der Webhoster betreffen vor allem technische Details, um sicherzustellen, dass nur authentifizierte und legitime E-Mails über ihre Server versendet werden. Zu den wichtigsten Anforderungen gehören:

1. SMTP-Authentifizierung

Viele Webhoster erlauben den Versand von E-Mails nur noch, wenn die Authentifizierung über SMTP erfolgt. Das bedeutet, dass der Mailserver beim Versand authentifiziert werden muss, in der Regel durch Benutzername und Passwort. Diese zusätzliche Sicherheitsmaßnahme hilft dabei, den Missbrauch von Servern zu verhindern und die Authentizität der gesendeten E-Mails zu gewährleisten.

2. Verwendung einer existierenden E-Mail-Adresse

E-Mails dürfen oft nur noch von E-Mail-Adressen gesendet werden, die auf der gleichen Domain liegen wie die Website selbst. Der Versuch, E-Mails von „fremden“ Adressen zu versenden (z. B. noreply@gmail.com), führt häufig dazu, dass diese Nachrichten blockiert werden. Diese Regelung stellt sicher, dass nur autorisierte Absender die Domain nutzen können, was die Vertrauenswürdigkeit der E-Mails erhöht.

3. DKIM und SPF Records

Webhoster verlangen häufig, dass die Domain des Absenders durch passende DNS-Einträge abgesichert ist. Dies erfolgt durch die Einrichtung von SPF (Sender Policy Framework) und DKIM (DomainKeys Identified Mail) Records. Diese Mechanismen stellen sicher, dass nur autorisierte Server E-Mails im Namen der Domain versenden können, was die Vertrauenswürdigkeit der Mails erhöht. SPF ist ein Mechanismus, der sicherstellt, dass nur bestimmte IP-Adressen im Namen einer Domain E-Mails versenden dürfen, während DKIM durch digitale Signaturen die Integrität der E-Mail-Inhalte sicherstellt.

4. Ratenbegrenzungen

Viele Webhoster haben Ratenbegrenzungen eingeführt, die die Anzahl der pro Stunde oder Tag versendeten E-Mails begrenzen. Das soll verhindern, dass plötzlich große Mengen an E-Mails – ob gewollt oder ungewollt – verschickt werden. Diese Begrenzungen sind besonders wichtig, um die Serverlast zu kontrollieren und sicherzustellen, dass der Versand von Massen-E-Mails keine negativen Auswirkungen auf die Performance des Servers hat.

5. CAPTCHA-Schutz

Um Missbrauch durch Bots zu verhindern, verlangen einige Webhoster den Einsatz von Sicherheitsmechanismen wie CAPTCHA in Formularen. Dadurch wird sichergestellt, dass tatsächlich ein Mensch hinter der Anfrage steht. CAPTCHA-Systeme bieten einen effektiven Schutz gegen automatisierte Angriffe, die darauf abzielen, übermäßig viele Anfragen zu generieren und somit den Mailserver zu überlasten.

Best Practices für den E-Mail-Versand von Website-Formularen

Um die Anforderungen der Webhoster zu erfüllen und sicherzustellen, dass Ihre E-Mails sicher und zuverlässig zugestellt werden, sollten Sie die folgenden Best Practices beachten:

1. SMTP-Authentifizierung nutzen

Stellen Sie sicher, dass der Versand Ihrer E-Mails über einen SMTP-Server erfolgt, der mit Benutzername und Passwort authentifiziert wird. Vermeiden Sie PHP-Funktionen wie mail(), die keine Authentifizierung bieten. Moderne Content-Management-Systeme und Webanwendungen bieten Schnittstellen zur Konfiguration von SMTP-Servern. Diese Einstellung hilft nicht nur bei der Einhaltung der Vorgaben, sondern erhöht auch die Sicherheit des gesamten E-Mail-Versands.

2. SPF- und DKIM-Einträge konfigurieren

Richten Sie SPF- und DKIM-Einträge für Ihre Domain ein, um die Authentizität Ihrer E-Mails zu erhöhen. Damit wird es schwieriger für Angreifer, sich fälschlicherweise als Ihr Unternehmen auszugeben, und die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Mails zugestellt werden, steigt. Eine ordnungsgemäße Konfiguration dieser Einträge ist essenziell, um das Vertrauen der Empfänger zu gewinnen und eine zuverlässige Zustellung zu gewährleisten.

3. E-Mails über die gleiche Domain versenden

Nutzen Sie für den Versand die gleiche Domain wie für Ihre Website. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mails als vertrauenswürdig eingestuft werden und nicht im Spam-Ordner landen, da die Übereinstimmung von Domain und Absenderadresse von Spam-Filtern positiv bewertet wird. Das bedeutet, dass E-Mails nicht von „noreply@irgendeinprovider.com“, sondern beispielsweise von „kontakt@ihredomain.de“ gesendet werden sollten. Diese Praxis sorgt dafür, dass Ihre E-Mails eine höhere Zustellrate erreichen und von den Empfängern als seriös wahrgenommen werden.

4. Ratenbeschränkungen beachten

Achten Sie auf die Versandlimits Ihres Webhosters. Falls Sie große Mengen an E-Mails verschicken wollen, z. B. für Newsletter, sollten Sie auf spezialisierte E-Mail-Dienste wie Sendinblue, Mailchimp oder Amazon SES zurückgreifen. Diese Dienste bieten eine bessere Zustellbarkeit, umfangreiche Analysefunktionen und erweiterte Sicherheitsmaßnahmen, die speziell auf den Massenversand ausgelegt sind. Die Nutzung solcher Dienste stellt sicher, dass Ihre E-Mails nicht nur sicher, sondern auch effizient versendet werden, ohne die Beschränkungen des Webhosters zu überschreiten.

5. Sicherheit in Formularen erhöhen

Verwenden Sie CAPTCHA-Systeme wie Google reCAPTCHA, um sicherzustellen, dass nur echte Nutzer Formulare absenden können. Dies reduziert die Gefahr, dass Bots Ihre Formulare nutzen, um massenhaft Spam-E-Mails zu verschicken. Neben CAPTCHA sollten Sie auch andere Sicherheitsmaßnahmen in Betracht ziehen, wie z. B. Honeypot-Felder, die Bots zusätzlich abschrecken und somit die Sicherheit Ihrer Website weiter erhöhen.

Alternativen: Externe E-Mail-Dienste nutzen

Eine weitere Möglichkeit, den Versand von Formular-Mails zu vereinfachen und gleichzeitig sicher zu gestalten, besteht darin, externe E-Mail-Dienste zu nutzen. Diese Dienste sind auf den Versand großer Mengen von E-Mails spezialisiert und bieten vielfältige Möglichkeiten, die Zustellbarkeit zu erhöhen und die strengen Vorgaben der Webhoster zu umgehen.

Zu den bekanntesten Anbietern gehören:

• SendGrid: Bietet eine einfache Integration in Webprojekte und unterstützt die Einrichtung von SPF und DKIM. SendGrid bietet zudem detaillierte Berichte über die Zustellrate, Klickrate und Öffnungsrate, was Ihnen hilft, den Erfolg Ihrer Kampagnen genau zu analysieren.

• Mailgun: Besonders für Entwickler geeignet, um E-Mail-Workflows programmgesteuert abzuwickeln. Mailgun bietet flexible API-Schnittstellen, die eine nahtlose Integration in Ihre bestehenden Systeme ermöglichen, und stellt leistungsstarke Tools zur Analyse der E-Mail-Performance bereit.

• Amazon SES: Ein günstiger und skalierbarer Dienst, der sich besonders für größere Projekte eignet. Amazon SES ermöglicht es, die Versandkosten gering zu halten und bietet gleichzeitig die Flexibilität, große Mengen an E-Mails mit hoher Zuverlässigkeit zu versenden.

Externe E-Mail-Dienste bieten eine Vielzahl von Funktionen, die weit über den reinen E-Mail-Versand hinausgehen. Dazu gehören umfangreiche Analysetools, Sicherheitsfeatures und die Möglichkeit, den Versand an die Bedürfnisse Ihrer Nutzer anzupassen. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Kommunikation nicht nur effizient, sondern auch personalisiert und zielgerichtet ist.

Fazit

Die Regeln der Webhoster für den Versand von E-Mails über Website-Formulare werden immer strenger, doch mit den richtigen Maßnahmen lässt sich sicherstellen, dass Ihre E-Mails weiterhin zuverlässig zugestellt werden. Die wichtigsten Schritte sind die Verwendung von SMTP-Authentifizierung, die Einrichtung von SPF- und DKIM-Einträgen und der Versand von E-Mails über eine zur Website gehörende Domain. Falls Sie eine große Menge an E-Mails versenden müssen oder besondere Anforderungen haben, kann die Nutzung eines externen Dienstes eine gute Alternative darstellen.

Als Digitalagentur unterstützen wir Sie gerne dabei, die richtigen Lösungen für Ihre Website zu implementieren und den E-Mail-Versand sicher und effizient zu gestalten. Wir bieten Ihnen eine umfassende Beratung und die nötige technische Expertise, um Ihre Kommunikationsstrategie erfolgreich umzusetzen. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen – gemeinsam finden wir die optimale Lösung für Ihre Anforderungen!