Das Hinweisgeberschutzgesetz ist da!
Das HinSchG tritt am 2. JULI 2023 in Kraft Ab 250 Mitarbeitenden müssen Unternehmen bis dahin sichere Hinweisgebersysteme eingeführt haben. Bei 50-249 Mitarbeitenden besteht eine Übergangszeit bis zum 17. Dezember 2023. HANDELN SIE DAHER FRÜHZEITIG!
Nach langen Debatten und Verhandlungen zwischen dem Bundestag und dem Bundesrat wurde endlich ein Kompromiss für das Hinweisgeberschutzgesetz, auch bekannt als “HinSchG”, gefunden. Dies geschah lange nach Ablauf der Frist zur Umsetzung der EU-Whistleblowing-Richtlinie in nationales Recht im Dezember 2021.
Als Reaktion darauf hat die EU-Kommission im Januar 2022 ein formelles Vertragsverletzungsverfahren gegen Deutschland eingeleitet. Obwohl der Bundestag im Dezember 2022 eine erste Fassung des Gesetzes verabschiedet hatte, lehnte der Bundesrat im Februar 2023 seine Zustimmung ab. Schließlich wurde am 11. Mai 2023 ein überarbeiteter Kompromissvorschlag vom Bundestag verabschiedet und am 12. Mai vom Bundesrat gebilligt. Das HinSchG wurde nun verkündet und wird ab dem 2. Juli 2023 in Kraft treten.
Das Hinweisgeberschutzgesetz, auch bekannt als “HinSchG”, zielt darauf ab, Hinweisgeber (auch “Whistleblower” genannt) besser zu schützen und sicherzustellen, dass ihnen keine Benachteiligungen drohen. Eine wichtige Rolle spielen dabei Hinweisgebersysteme, die durch die diskrete Behandlung von Identität und Meldungen eine erhöhte Vertraulichkeit gewährleisten sollen.
Die verabschiedete Fassung des Gesetzes verzichtet auf die Verpflichtung, anonyme Meldungen zuzulassen. Stattdessen wird gefordert, dass Stellen, die Hinweise entgegennehmen, auch anonyme Meldungen bearbeiten sollen. Es ist jedoch ratsam, in Betracht zu ziehen, auch die Möglichkeit anonymer Meldungen praktisch und technisch zu integrieren.
Das Gesetz verpflichtet Unternehmen dazu, den Hinweisgebern die Möglichkeit zu bieten, ihre Informationen mündlich, schriftlich oder auf Wunsch auch persönlich abzugeben. Die interne Meldestelle muss dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen den Eingang seines Hinweises bestätigen und ihn innerhalb von drei Monaten über die ergriffenen Maßnahmen informieren.
Besonders bedeutend ist die Einführung von Hinweisgebersystemen als Compliance-Pflicht. Solche Hotlines sind in den USA für börsennotierte Unternehmen schon länger vorgeschrieben. In der EU werden sie nun für viele Unternehmen ab 50 Beschäftigten zur Pflicht. Diese Unternehmen müssen interne Meldemöglichkeiten für vertrauliche Hinweise auf Regelverstöße bereitstellen.
Das Unterlassen der Einrichtung interner Meldestellen kann als Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldern von bis zu 20.000 Euro geahndet werden.
Diejenigen, die für die Aufgaben einer internen Meldestelle zuständig sind, müssen unabhängig handeln und dürfen durch ihre Pflichten keine Interessenkonflikte erfahren. Sie müssen auch über das erforderliche Fachwissen verfügen.
Um Vertraulichkeit, Unabhängigkeit und Fachkenntnisse beim Umgang mit Hinweisen und personenbezogenen Daten sicherzustellen, empfiehlt es sich, eine qualifizierte Ombudsperson einzusetzen. Die Ombudsperson ist eine unabhängige Stelle, die als Ansprechpartner für Whistleblower dient und ihnen eine vertrauliche und sichere Möglichkeit bietet, Missstände oder Verstöße anonym innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation zu melden.
Die Ombudsperson ist verantwortlich für die Sammlung, Prüfung und gegebenenfalls Weiterleitung der eingereichten Hinweise an das entsprechende Unternehmen. Sie unterstützt auch bei der Aufklärung und Lösung der gemeldeten Probleme. Indem eine juristisch versierte Person mit Kenntnissen des Unternehmens und der Vertraulichkeitserfordernisse, beispielsweise ein externer Datenschutzbeauftragter, als Ombudsperson eingesetzt wird, kann eine unabhängige und zuverlässige Bearbeitung gewährleistet werden.
Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, um Ihre Hinweisgeber zu schützen und die Anforderungen des HinSchG umzusetzen.
